Российский павильон на FHC: как организуют выставку в Китае

Российская компания планирует участие в большой пищевой выставке в Китае. Ей нужно не просто арендовать несколько квадратных метров, а подготовить…

Российская компания планирует участие в большой пищевой выставке в Китае. Ей нужно не просто арендовать несколько квадратных метров, а подготовить пространство, оборудование, персонал и переговоры с китайскими покупателями. В рабочей истории MYRON TRADE есть проект организации российского павильона на выставке FHC в 2017 году — пример того, как выставочное участие превращается в отдельный организационный процесс.

Почему павильон — больше, чем стенд

Выставочная площадь является лишь отправной точкой. Участникам требуется понять допустимые форматы застройки, требования организаторов, электроподключение, размещение образцов, логистику экспонатов, оформление бренда и работу команды. Для пищевой продукции могут возникать дополнительные требования к образцам и условиям их использования на мероприятии. Всё это нужно уточнять для конкретной выставки и сезона.

По рассказу руководителя MYRON TRADE, компания участвовала в полной организации российского павильона на FHC. В исходных материалах нет проверенных сведений о площади, количестве экспонентов, бюджете, посещаемости и итоговых контрактах. Поэтому не будем приписывать кейсу вымышленные результаты продаж. Ценность этой истории — в подтверждённом опыте организационной работы на месте в Китае.

Какие задачи включает подготовка под ключ

MYRON TRADE описывает подбор и бронирование площади, дизайн и строительство стенда, необходимое оборудование, кейтеринг и напитки, подбор персонала и переводчиков. Компания также может организовать заранее согласованные встречи с потенциальными партнёрами. При коллективном павильоне добавляется координация нескольких участников: графики, требования к оформлению, общая логистика и единая ответственная команда.

Важно определить, что делает сам экспонент: готовит образцы, утверждает макеты, передаёт сведения о продукции и назначает людей, которые могут обсуждать коммерческие условия. Организатор не заменяет производителя в вопросах цены, полномочий на заключение договора или качества продукции.

Планирование по этапам

Как не потерять результат после закрытия экспозиции

Главная ошибка — считать количество визиток итогом проекта. У каждого контакта должна быть тема интереса, обещанные материалы и ответственный сотрудник. Желательно заранее подготовить правила передачи запросов в отдел продаж и сроки последующего ответа. Без этой работы даже прекрасно построенный стенд может стать только дорогой рекламной декорацией.

MYRON TRADE организует участие в выставках и саммитах в Китае и при необходимости подключает переводчиков и деловые поездки по заводам. Для расчёта нужны название мероприятия, число участников, размеры стенда, перечень экспонатов и цели встреч.