Разовые услуги, представитель или своя компания в Китае: что выбрать, когда проект идёт месяцами

Пока задачи в Китае редкие и отдельные, хватает разовых услуг. Когда проект идёт месяцами, а вопросы к заводу возникают каждую неделю, удобнее закреплённый представитель. Своя компания нужна, когда в Китае появляется постоянная работа со своим штатом. Ниже: как понять, на каком вы этапе, как оценивать работу представителя и что записать в договор.

Вопрос ушёл вечером, ответ пришёл через сутки

Представьте сложный заказ: завод делает для вас производственную линию. Ваш инженер утром пишет заводу вопрос про допуск на одной детали. В Китае рабочий день уже к концу, и ответ придёт завтра. Ответ рождает новый вопрос. Он тоже уходит поздно и тоже ждёт сутки. Каждый такой круг выглядит мелочью, но за несколько месяцев из них складывается заметная задержка.

Это пример, а не конкретный клиент. Но именно такую проблему мы видели в одном из проектов, он описан ниже.

Никто здесь не работает плохо. Просто рабочие часы не совпадают, а сложному заказу нужны быстрые ответы, пока на заводе идёт рабочий день. Есть три способа это решить.

Три способа работать с Китаем

Первый способ: разовые услуги. Вы заказываете отдельную задачу: найти завод, проверить его, съездить на переговоры, сходить на выставку. Исполнитель делает работу и уходит. Для редких задач это разумный вариант, вы платите только за то, что нужно. Слабое место видно, когда задачи идут одна за другой. Между ними вопросы остаются без ответа, а каждому новому исполнителю проект приходится объяснять заново.

Второй способ: представитель. Это закреплённый менеджер MYRON TRADE. Он работает в Китае из нашего офиса, говорит по-китайски и на вашем языке и общается с поставщиками в их рабочие часы. Он не переводчик на один день и не ваша дочерняя компания. Договор у вас с нами, а вознаграждение, как правило, ежемесячное.

Третий способ: своя компания в Китае. Это юридическое лицо с адресом, банковским счётом, бухгалтерией и сотрудниками. Она нужна, когда в Китае появляется постоянная деятельность. Ради одних только ответов от завода её открывать бывает слишком дорого и сложно. Иногда лучший наш совет такой: посчитайте расходы и поймите, что компания вам не нужна. Подробнее об этом мы писали в статье про регистрацию компании в Китае.

Что сравниваем	Разовые услуги	Представитель	Своя компания
Кто отвечает заводу	Исполнитель, пока идёт задача	Закреплённый менеджер	Ваши сотрудники
Что нужно запустить	Договор на задачу	Договор и согласованная роль	Регистрация, адрес, счёт, бухгалтерия, штат
Как вы платите	За каждую задачу отдельно	Как правило, раз в месяц	Постоянные расходы компании
Что с непрерывностью	Между задачами её нет	Менеджер ведёт проект постоянно	Зависит от ваших людей
Чего не даёт	Ответов между задачами	Юрлица, штатного инженера, допусков	Простого старта: нужны время и бюджет

Признаки, что вы переросли разовые поездки

Единой границы нет. Вот признаки, по которым это обычно видно:

• Проект в Китае идёт от трёх месяцев до года, а производство сложное.
• Вы регулярно закупаете оборудование.
• Вы постоянно общаетесь с несколькими поставщиками сразу.
• Вопросы к заводу копятся, и ответ приходит только на следующий день.
• Переводчика, проверку и поездки вы заказываете по отдельности, и общую картину никто не держит.

Если вы узнали себя в нескольких пунктах, сравните представителя с разовыми услугами.

Есть и второй случай. У вас нет одного большого проекта, но вы постоянно присутствуете на китайском рынке: ездите на выставки, смотрите новинки, встречаетесь с поставщиками, ведёте предварительные переговоры. Единая месячная модель тут часто удобнее, чем отдельные переводчик, поиск и выезды. А если нужен только живой человек на одни переговоры, достаточно разового переводчика.

Что получилось у одного из наших клиентов

Из нашей практики

Клиент размещал в Китае производство сложной линии. Его имя и страну мы не называем. Первый заказ ждали около шести месяцев. Технические вопросы согласовывались медленно: когда команда клиента выходила на связь, китайский рабочий день уже заканчивался. По словам клиента, заказ растянулся примерно до десяти месяцев.

На следующий заказ того же типа клиент подключил представителя MYRON TRADE. Вопросы теперь закрывались в рабочее время завода. Завод заложил на этот заказ восемь месяцев, а отгрузили его, опять же по словам клиента, примерно через пять.

Эти два заказа нельзя сравнивать в лоб. Сроки назвал сам клиент. Причин могло быть несколько: ко второму заказу у клиента и завода мог появиться общий опыт, да и заказы могли отличаться. Мы эти факторы не сравнивали и не говорим, что весь выигрыш дал представитель.

Но разница заметна. В первый раз заказ вышел на несколько месяцев позже ожидаемого, во второй раз раньше. Одно отличие мы знаем точно: во второй раз вопросы не ждали следующего дня.

Почему «свой человек» на месте не всегда выручает

Многие решают просто: нанять местного сотрудника. Я бы подумал дважды. Это моё мнение, оно основано на нашей работе с Китаем.

Человек на другом конце света работает без постоянного контроля. Вы не видите, как он проводит день и с кем встречается. Возможен конфликт интересов: он дружит с поставщиком или получает от него комиссию. Бывает, что контрагенты вознаграждают его неофициально, и тогда завод выбирается не по вашей выгоде. Так делает не каждый. Но риск заложен в самой схеме, и заметить его трудно.

В схеме с представителем у вас договор с нами. За согласованную услугу отвечает компания, а не один человек.

Когда это не так? Если у вас уже есть человек, которому вы доверяете и которого можете контролировать, наём может сработать. И если работы в Китае так много, что нужна целая команда, оправдана собственная компания.

Как оценивать работу представителя

Хорошую работу видно по фактам, а не по ощущениям. Договоритесь о пяти вещах в начале и проверяйте их по ходу проекта.

1. Срок ответа. Решите заранее, за какое время вы получаете ответ на обычный вопрос и на срочный. Проверяйте по переписке, а не по обещаниям. Цель простая: вопрос закрывается, пока на заводе рабочий день.
2. Кто на связи. У вас должен быть список: кто из поставщиков с кем разговаривает и кто отвечает, если менеджер недоступен.
3. Отчёты по выездам. После каждого выезда на завод вы получаете отчёт: что смотрели, с кем говорили, что увидели. К нему фото, видео и документы с места.
4. Что он делает при проблеме. Хороший менеджер сообщает сразу, а не в конце месяца. Он говорит, что случилось, что предлагает и кто принимает решение. Если вопрос выходит за его роль, он передаёт его дальше по заранее оговорённой схеме.
5. Сроки проекта. Сверяйте план заказа с реальностью: что отстаёт и почему.

Порогов в цифрах мы не называем: они зависят от проекта. Важно записать их до начала работы.

Что представитель делает сам, а что решаете вы

Границы полномочий лучше записать в договоре. Мы советуем зафиксировать пять вещей:

• Что менеджер делает без запроса: передаёт вопросы заводу, сообщает позиции сторон, следит за сроками, ездит на предприятия.
• Что решаете только вы: изменение цены, сроков, спецификации и других условий контракта.
• Платежи: правило согласования заранее, чтобы платёж уходил только после вашего подтверждения.
• Конфиденциальность: чертежи, цены и контакты поставщиков не уходят третьим лицам.
• Язык и частота выездов: на каком языке вы общаетесь и как часто менеджер ездит на заводы.

Это наши рекомендации, а не пересказ типового договора: роль мы согласуем с каждым клиентом отдельно. И ещё одно. Представитель не заменит вашу компанию в Китае, штатного инженера и отраслевые допуски там, где они нужны.

Как это устроено у нас

Мы начинаем с вашей задачи: отрасль, объём постоянной работы, язык, как часто нужны выезды. Потом подбираем менеджера. Он работает из офиса MYRON TRADE и говорит по-китайски и на вашем языке. Вы знакомитесь, и если человек не подошёл, мы по возможности назначаем другого.

Дальше менеджер общается с поставщиками в китайские часы, ездит на заводы, участвует в переговорах и на выставках, собирает фото, видео и документы. Мы отвечаем за исполнение по договору. Подробности есть на странице представительских услуг в Китае. Если не уверены, что вам нужен представитель, опишите проект. Мы скажем честно, хватит ли разовых услуг.