Usługi jednorazowe, przedstawiciel czy własna spółka w Chinach: co wybrać, gdy projekt trwa miesiącami

Dopóki zadania w Chinach są rzadkie i osobne, wystarczą usługi jednorazowe. Gdy projekt trwa miesiącami, a fabryka ma pytania co tydzień, lepiej sprawdza się stały przedstawiciel. Własna spółka ma sens, gdy w Chinach pojawia się stała działalność z własnym zespołem. Poniżej: jak poznać, na jakim jesteś etapie, jak oceniać pracę przedstawiciela i co zapisać w umowie.

Pytanie wychodzi wieczorem, odpowiedź przychodzi po dobie

Wyobraź sobie złożone zamówienie: fabryka buduje dla Ciebie linię produkcyjną. Twój inżynier rano pisze do fabryki z pytaniem o tolerancję jednego elementu. W Chinach dzień pracy zbliża się do końca, więc odpowiedź przyjdzie jutro. Odpowiedź rodzi nowe pytanie. Ono też wychodzi późno i też czeka dobę. Każda taka runda wygląda na drobiazg, ale przez kilka miesięcy robi się z nich wyraźne opóźnienie.

To przykład, a nie konkretny klient. Z takim samym problemem zetknęliśmy się jednak w jednym z naszych projektów, opisujemy go niżej.

Nikt tu nie pracuje źle. Po prostu godziny pracy się nie pokrywają, a złożone zamówienie wymaga szybkich odpowiedzi, dopóki w fabryce trwa dzień pracy. Są trzy sposoby, żeby to rozwiązać.

Trzy sposoby pracy z Chinami

Pierwszy to usługi jednorazowe. Zamawiasz osobne zadanie: znalezienie fabryki, jej weryfikację, wyjazd na negocjacje, wizytę na targach. Wykonawca robi swoje i odchodzi. Przy rzadkich zadaniach to rozsądny wybór, bo płacisz tylko za to, czego potrzebujesz. Słaby punkt widać, gdy zadania idą jedno po drugim. Między nimi pytania zostają bez odpowiedzi, a każdemu nowemu wykonawcy trzeba tłumaczyć projekt od początku.

Drugi to przedstawiciel. To stały menedżer MYRON TRADE. Pracuje w Chinach z naszego biura, mówi po chińsku i w Twoim języku, a z dostawcami rozmawia w ich godzinach pracy. Nie jest tłumaczem na jeden dzień ani Twoją spółką zależną. Umowę masz z nami, a wynagrodzenie jest zazwyczaj miesięczne.

Trzeci to własna spółka w Chinach. To osoba prawna z adresem rejestrowym, firmowym rachunkiem bankowym, księgowością i pracownikami. W Chinach jest to zwykle spółka w 100 % z kapitałem zagranicznym (WFOE). Ma sens, gdy masz tam stałą działalność. Zakładanie jej tylko po to, żeby dostawać odpowiedzi z fabryki, bywa zbyt drogie i zbyt skomplikowane. Czasem naszą najlepszą radą jest to, żeby policzyć koszty i uznać, że spółka nie jest potrzebna. Pisaliśmy o tym w artykule o rejestracji firmy w Chinach.

Co porównujemy	Usługi jednorazowe	Przedstawiciel	Własna spółka
Kto odpowiada fabryce	Wykonawca, dopóki trwa zadanie	Stały menedżer	Twoi pracownicy
Co trzeba uruchomić	Umowę na zadanie	Umowę i uzgodnioną rolę	Rejestrację, adres, rachunek, księgowość, zespół
Jak płacisz	Za każde zadanie osobno	Zazwyczaj co miesiąc	Stałe koszty spółki
Ciągłość pracy	Między zadaniami jej nie ma	Menedżer prowadzi projekt cały czas	Zależy od Twoich ludzi
Czego nie daje	Odpowiedzi między zadaniami	Osoby prawnej, etatowego inżyniera, uprawnień branżowych	Łatwego startu: potrzeba czasu i budżetu

Po czym poznać, że usługi jednorazowe przestały wystarczać

Jednej granicy nie ma. Oto znaki, po których zwykle to widać:

• Projekt w Chinach trwa od trzech miesięcy do roku, a produkcja jest złożona.
• Regularnie kupujesz urządzenia.
• Stale rozmawiasz z kilkoma dostawcami naraz.
• Pytania do fabryki się gromadzą, a odpowiedź przychodzi dopiero następnego dnia.
• Tłumacza, weryfikację i wyjazdy zamawiasz osobno i nikt nie widzi całości.

Jeśli poznajesz siebie w kilku punktach, porównaj przedstawiciela z usługami jednorazowymi.

Jest też drugi przypadek. Nie prowadzisz jednego dużego projektu, ale stale jesteś obecny na chińskim rynku: jeździsz na targi, oglądasz nowości, spotykasz się z dostawcami i prowadzisz wstępne rozmowy. Jedna miesięczna formuła bywa wygodniejsza niż osobny tłumacz, poszukiwania i wyjazdy. A jeśli potrzebujesz żywego człowieka tylko na jedne negocjacje, wystarczy tłumacz ustny na jedno spotkanie.

Co się stało u jednego z naszych klientów

Z naszej praktyki

Klient uruchamiał w Chinach produkcję złożonej linii. Nie podajemy jego nazwiska ani kraju. Pierwsze zamówienie miało trwać około sześciu miesięcy. Kwestie techniczne uzgadniano wolno: gdy zespół klienta wchodził w kontakt, chiński dzień pracy dobiegał końca. Według klienta zamówienie przeciągnęło się do około dziesięciu miesięcy.

Przy kolejnym zamówieniu tego samego typu klient włączył przedstawiciela MYRON TRADE. Pytania były teraz zamykane w godzinach pracy fabryki. Fabryka założyła na to zamówienie osiem miesięcy, a wysyłka ruszyła, również według klienta, po około pięciu.

Tych dwóch zamówień nie da się porównać wprost. Terminy podał sam klient. Powodów mogło być kilka: przy drugim zamówieniu klient i fabryka mogli mieć już wspólne doświadczenie, a same zamówienia mogły się różnić. Nie porównywaliśmy tych czynników i nie twierdzimy, że cały zysk dał przedstawiciel.

Różnica jest jednak widoczna. Za pierwszym razem zamówienie wyszło o kilka miesięcy później, niż oczekiwano, za drugim wcześniej. Jedną różnicę znamy na pewno: za drugim razem pytania nie czekały do następnego dnia.

Dlaczego „swój człowiek” na miejscu nie zawsze pomaga

Wielu wybiera prostą drogę i zatrudnia lokalnego pracownika. Ja bym się dwa razy zastanowił. To moja opinia, oparta na naszej pracy z Chinami.

Człowiek po drugiej stronie świata pracuje bez stałej kontroli. Nie widzisz, jak spędza dzień ani z kim się spotyka. Możliwy jest konflikt interesów: pracownik przyjaźni się z dostawcą albo bierze od niego prowizję. Zdarza się, że kontrahenci nagradzają go nieoficjalnie i wtedy fabryka jest wybierana nie według Twojego interesu. Nie każdy tak robi. Ale to ryzyko jest wpisane w samo rozwiązanie i trudno je zauważyć.

Przy przedstawicielu masz umowę z nami. Za uzgodnioną usługę odpowiada firma, a nie jedna osoba.

Kiedy to się nie sprawdza? Jeśli masz już kogoś, komu ufasz i kogo możesz kontrolować, zatrudnienie może zadziałać. A jeśli pracy w Chinach jest tyle, że potrzebny jest cały zespół, własna spółka jest uzasadniona.

Jak oceniać pracę przedstawiciela

Dobrą pracę widać po faktach, a nie po wrażeniach. Na początku uzgodnij pięć rzeczy i sprawdzaj je w trakcie projektu.

1. Czas odpowiedzi. Ustal z góry, w jakim czasie dostajesz odpowiedź na zwykłe pytanie i na pilne. Sprawdzaj to w korespondencji, a nie w obietnicach. Cel jest prosty: pytanie zostaje zamknięte, gdy fabryka pracuje.
2. Kto jest na łączach. Powinieneś mieć listę: kto z którym dostawcą rozmawia i kto odpowiada, gdy menedżer jest niedostępny.
3. Raporty z wyjazdów. Po każdej wizycie w fabryce dostajesz raport: co oglądano, z kim rozmawiano, co zobaczono. Do tego zdjęcia, nagrania i dokumenty z miejsca.
4. Co robi przy problemie. Dobry menedżer informuje od razu, a nie pod koniec miesiąca. Mówi, co się stało, co proponuje i kto decyduje. Jeśli sprawa wykracza poza jego rolę, przekazuje ją dalej według wcześniej uzgodnionej ścieżki.
5. Terminy projektu. Porównuj plan zamówienia z rzeczywistością: co się opóźnia i dlaczego.

Progów liczbowych nie podajemy, bo zależą od projektu. Ważne, żeby zapisać je przed rozpoczęciem pracy.

Co robi przedstawiciel sam, a co należy do Ciebie

Granice uprawnień warto zapisać w umowie. Proponujemy ustalić pięć spraw:

• Co menedżer robi bez polecenia: przekazuje pytania fabryce, informuje o stanowiskach stron, pilnuje terminów, jeździ do zakładów.
• O czym decydujesz tylko Ty: zmiana ceny, terminów, specyfikacji i innych warunków kontraktu.
• Płatności: zasada zatwierdzania uzgodniona z góry, tak aby płatność wychodziła dopiero po Twoim potwierdzeniu.
• Poufność: rysunki, ceny i kontakty do dostawców nie trafiają do osób trzecich.
• Język i wyjazdy: w jakim języku pracujecie i jak często menedżer jeździ do fabryk.

To nasze zalecenia, a nie streszczenie wzorcowej umowy: rolę uzgadniamy z każdym klientem osobno. I jeszcze jedno. Przedstawiciel nie zastąpi Twojej spółki w Chinach, etatowego inżyniera ani uprawnień branżowych tam, gdzie są wymagane.

Jak to wygląda u nas

Zaczynamy od Twojego zadania: branża, zakres stałej pracy, język, jak często potrzebne są wyjazdy. Potem dobieramy menedżera. Pracuje z biura MYRON TRADE, mówi po chińsku i w Twoim języku. Poznajecie się, a jeśli to nie wypali, w miarę możliwości wyznaczamy kogoś innego.

Dalej menedżer rozmawia z dostawcami w chińskich godzinach pracy, jeździ do fabryk, uczestniczy w negocjacjach i na targach oraz zbiera zdjęcia, nagrania i dokumenty. Odpowiadamy za realizację zgodnie z umową. Szczegóły są na stronie usług przedstawiciela w Chinach. Jeśli nie masz pewności, że potrzebujesz przedstawiciela, opisz projekt. Powiemy uczciwie, czy wystarczą usługi jednorazowe.